ドキュメントライブラリーは上書きを防げ

ドキュメントライブラリは何も考えずアップロードすると上書きされてしまいます。


これを防ぐ方法としては、上書きするチェックボタンのチェックを外すカスタマイズを行う必要がありますが、私はワークフローでファイル名を変更して、同じ名前になる確率を下げる方法を取っています。
ファイル共有フォルダーとして使っている場合は上書き問題はあまり発生しないのですが、○○報告書の保存のために用意すると、上書きする可能性が高くなります。


それにファイル名の統一性がないと見た目も汚いですよね。


だから、新規保存をトリガーにファイル名を変更するワークフローを使って一定のルールに従ったファイル名に変更してしまいます。
例えば、「○○報告書 + 報告日 + 報告者」とかにすることで、同じ日に違う人が報告を上げても大丈夫なようにします。


先日気が付いたのですが、この方法が使いにくいパターンがあることに気が付きました。
それは・・・


テンプレートファイルから保存した場合。


定型文に記入してもらって保存する


という、ユーザーに優しい方法を取った時にファイルを保存して、Officeアプリを終了しても、しばらくの間、ファイルがロックされていると認識され、ワークフローがロック解除を認識するまで中断してしまう問題を確認しました。


このロック解除するまでの時間は数秒から数分と結構ばらつきがあって、中断している間に上書きされてしまう可能性があるのです。


テンプレートから作成したドキュメントのファイル名は「テンプレートファイル名1」がデフォルトになっており、そのまま保存すると、上書きされてしまうのです。


この動作を見越して、ファイル名を変更するワークフローを動かしているのに、たった数分の中断によってグッドアイディアだったこの方法が微妙な感じに・・・


ファイルをアップロードしたときはほぼ即時に反映されるので、直後の一覧更新で変わっているんですけどね~


どうにかならないものでしょうかねぇ~



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