メールの整理

メールの削除って読んですぐやらないと、めんどくさいし、たまってしまって、整理できなくなりますよね。
いちいち読み返すことも時間の無駄だし・・・かといって、ほっておくと動作がもっさりしたり、容量制限に引っかかったり、パソコンの買い替えとかで面倒だし・・・
ほんと、どうにかしたいです。

とくに、会社のメール。
いつ、過去のやり取りが必要になるかわからないという不安から削除=悪のような感じ。
それなのに、容量制限があったり、日程調整とか挨拶とかの不要なメールも交じっており、何とかしたいなぁ~なんて思います。
DMはさっさと消せばいいのですが、消すのが面倒。
日程調整のメールはすぐに消せないので、消すのが面倒になる。
取引先とのやり取りは、区切りがつくまでは消せないし、次の案件につながることもあるので、なかなか整理できない。
そうやっているうちに、どんどんたまっていくんですよね。

って、昨日メールを整理しながら考えてました。

今、私の整理方法は、
・DM、ニュース関連は、2週間で削除するフォルダーに自動振り分け
・サポート関連のメールはそれぞれの案件フォルダに自動振り分け
・案件ごとのやり取りも案件フォルダに手動で振り分ける

今回整理してて感じたのは、2番目のサポート関連メール。
ちゃんと目を通したいので、案件フォルダに振り分けているのですが、消すタイミングも難しく、結局ごちゃごちゃ。
次のメンテナンス時に必要な情報だったりするので、すぐに消せない。すると消すチャンスがなくなる。そんな感じ。

取引先とのやり取りもなかなか・・
ほとんどが数か月で不要になる内容だったりするのですが、それを消すってねぇ~
消すってことは必要な情報が含まれていないことを確認する必要があるので、稼働がかかる。
面倒なのでたまる一方。
そして10年前とかのメールがいまだに残っている。
ほんと、消したいんですけど、いまだに使っているシステムとかの情報があるのでねぇ~

でね、新しい整理方法を考えたのですが、
自動削除をうまく使う。
基本的に2か月くらいで自動削除するように受信トレイを設定しまう。
ニュースは2週間程度
サポートメールは2~3か月
情報として価値のあるメール。契約関連とか・・・。
そういうのだけ案件フォルダに入れる。

この方法だと、その時に残す判断をしたもの以外はすべて削除されます。
受信トレイもきれいに保てるし、いいかなぁ~と考えています。

ただ、保存する判断を誤った場合のダメージがありますが、
基本、メールなんて電話やFAXの発展と考えれば、その場限り。
そう自分に言い聞かせてさっさと消してしまおう!!
消せばいいんだ!!
けしていいよね?
ほんとに?

と、受信トレイの自動削除は結構あれだよね~~


コメント

このブログの人気の投稿

SharePoint2010のカレンダーをカテゴリ別に色分けする

ガーデンライト買ったけど…