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メールの延長

NotesからSharePointへの移行において、大変だよね~といわれるのが、ワークスペース上のアイコンとか未既読の扱い。
未既読。
ユーザー視点で一番目につく最も困るのが未読数と未既読表示だと思います。
Notesではワークスペース上のアイコンに未読数が表示され、どのアイコンを開くべきなのかが一目瞭然。掲示板を開けば未読文書は赤く表示されるので、読むべき文書も一発で分かります。
この未既読機能を中心に業務を行っているといっても過言ではないでしょう。この未既読がないSharePointに移行した時、ユーザーは口をそろえて新しい、更新された文書がどれかわからないと言います。メール通知やOutlook連携など作成や更新の情報を受け取ることができる機能はありますが、Notesのシンプルさはありません。
SharePointを推進する立場からすると、どうにかして乗り越えたい課題です。
どうすれば乗り越えられるのか?
Notesの脅威ともいえる未既読ですが、いくつかの問題を抱えていると考えています。
まず、編集によって未読になるってこと。
普通の編集は便利なんですよ。以前確認した文書が編集されたことを気が付けるので、情報の取得漏れがないんです。でもね、文書の有効期限の変更や非表示項目の変更、何も変更せずに保存したとかでも未読に切り替わるんです。これらの変更はユーザーには一切関係なく、改めて読むものじゃない。作業依頼の文書だったりしたら、その作業を再実施してしまうユーザーもいます。そして問い合わせが来る。未読表示の悪い点です。
次に、メールと掲示板の役割が明確になっていない。
本来、相手に伝えたいことはメールで確実に伝えるべきだと思うのですが、未読表示を使うことで、メールを使わなくても、相手に伝えることができるのです。(はい、便利です)
伝える相手が1人ならメール、複数なら掲示板という感じになります。
掲示板を使うと同時に通知も完了するので、掲示板を使ってすべての情報をNotesに集めようよ!!ってのが簡単に実現できます。それ自体はグループウェアの目的であり問題ないのですが、あまりにも掲示板が便利すぎて、メールで通知すべき内容が掲示板に記載されることが多いのです。
ず~っと使っているユーザーはさほど問題ないのですが、新規ユーザーは有効期限の切れた情報も未読になっており、過去の経緯なんて要らないのに読ん…