SharePoint アイテム保管ライブラリをのぞいてみよう

Office 365 Advent Calendar 2021 の12月16日投稿です。

警告:


SharePoint Onlineをご利用の方にとっては普通?の機能ですが、SharePoint Server 2010以前から利用している方にとっては2013からの新機能「インプレース保持」で使われる「アイテム保管ライブラリ」をちょっとのぞいてみようという内容です。

Exchangeのインプレース保持とSharePointの保持は違うよ~

Exchange のインプレース保持はごみ箱から消えたメッセージを含むすべてを保持することができるのですが、SharePointでは対象外アイテムが存在しますし、編集についてはバージョン履歴に依存しています。また、情報管理ポリシーの「ごみ箱に移動する」が動作しなくなるなど利用者への影響もありますので注意が必要です。また、保持してることを内緒にしたくてもサイト管理者にはバレバレな点は認識しておかないとね。あとE3相当以上の方はExchangeは容量無制限ですけど、SharePointはしっかりと契約容量に含まれているので上司の方から説明のたびに叱られる可能性がありますね。

SharePointの保持は、Exchangeが連携して利用する大容量添付ファイル送信やTeamsメッセージの添付ファイルを保持する目的のために存在する機能なのかな~という感じがします。SharePointの情報調査や監査という意味では、バックアップ製品などでこまめに世代管理する必要があると感じます。


SharePointで削除されたアイテムは各サイトの「アイテム保管ライブラリ」にコピーされ設定期間保持されます。

各サイトというのがミソですね。しかも、サイト管理者から参照可能な場所に保持されるため、保持について理解のないサイト管理者はこのライブラリのアイテムURLを見ることができないユーザーに渡すなど困った行動を起こす可能性があります。

それでは保持を確認するために保持されるアイテムを準備します。
そうそう、アイテム保持ポリシーの対象にするのを忘れないでください。

2つのファイルを作成し、何度か編集した後に削除します。
ごみ箱に入っていますね。

サイトコンテンツを開くとアイテム保管ライブラリというリストが増えています。ライブラリではなくリストらしいです。
中身を見ると、2つのファイルしかないはずなのに・・・ファイルがたくさん・・・
リスト設定を確認してみると、バージョン番号とか元の場所などの列があります。
ビューを編集して表示列を変えてみると・・・
いつ、どこのファイルだったことが分かってよかったですね。
膨大な量のアイテムが保持されますので、目的に合わせてビューを複数作る必要があります。

リストの保持を見てみよう

リストアイテムはアイテム保持ポリシーではサポートされていません。保持ラベルを利用しましょう。(保持されてるっぽいけど…)
リストを作成します。
1月4日を消してみた。
ちゃんとごみ箱に入っています。
アイテム保管ライブラリにもありますね。
開いてみると…文字化け・・・
直接開かず文字コード指定ができる方法で開けばちゃんと表示されます。

バージョン履歴がこのファイルにまとめられて保持されてるとよかったんですけどね~残念です。

まとめ

  • Exchangeと違って全部を保持する機能ではないので注意
  • バージョン履歴が保持されるのはライブラリのアイテムだけ
  • リストはバージョン履歴は保持されないよ。削除したバージョンだけ
  • リストアイテムの添付ファイルはバージョン履歴の対象外だよ
  • ライブラリって言ってるけど種類はリスト。どう見てもライブラリ。




おまけ。コンテンツ検索でエクスポートしてみよう。

検索条件は場所でサイトを選択するだけで全部を対象にしました。
よい子のみんな、試すときは監査責任者など権限のある人といっしょにしようね。
ちゃんと保存できましたね。
エクスポートするとSharePointのフォルダー構成そのままが再現されます。
「PreservationHoldLibrary」ってのがアイテム保管ライブラリです。
サイトコンテンツの一覧を見るとアイテムの存在するライブラリやリストがちゃんと取得できていることがわかるね。アイテム数0のライブラリなどはエクスポートされないです。

SharePointフォルダー内のファイルの日付やURLはResult.csvに記録されているけど、削除元の情報は見当たらないのでSharePointで見たほうがすべてのアイテム情報を確認できるので、なんだかな~と。

というわけで、アイテム保管ライブラリという名のリストについて書いてみました。
よいお年を!!

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