スキップしてメイン コンテンツに移動

メールの延長

NotesからSharePointへの移行において、大変だよね~といわれるのが、ワークスペース上のアイコンとか未既読の扱い。


未既読。


ユーザー視点で一番目につく最も困るのが未読数と未既読表示だと思います。


Notesではワークスペース上のアイコンに未読数が表示され、どのアイコンを開くべきなのかが一目瞭然。掲示板を開けば未読文書は赤く表示されるので、読むべき文書も一発で分かります。


この未既読機能を中心に業務を行っているといっても過言ではないでしょう。この未既読がないSharePointに移行した時、ユーザーは口をそろえて新しい、更新された文書がどれかわからないと言います。メール通知やOutlook連携など作成や更新の情報を受け取ることができる機能はありますが、Notesのシンプルさはありません。


SharePointを推進する立場からすると、どうにかして乗り越えたい課題です。
どうすれば乗り越えられるのか?


Notesの脅威ともいえる未既読ですが、いくつかの問題を抱えていると考えています。


まず、編集によって未読になるってこと。
普通の編集は便利なんですよ。以前確認した文書が編集されたことを気が付けるので、情報の取得漏れがないんです。でもね、文書の有効期限の変更や非表示項目の変更、何も変更せずに保存したとかでも未読に切り替わるんです。これらの変更はユーザーには一切関係なく、改めて読むものじゃない。作業依頼の文書だったりしたら、その作業を再実施してしまうユーザーもいます。そして問い合わせが来る。未読表示の悪い点です。


次に、メールと掲示板の役割が明確になっていない。
本来、相手に伝えたいことはメールで確実に伝えるべきだと思うのですが、未読表示を使うことで、メールを使わなくても、相手に伝えることができるのです。(はい、便利です)
伝える相手が1人ならメール、複数なら掲示板という感じになります。
掲示板を使うと同時に通知も完了するので、掲示板を使ってすべての情報をNotesに集めようよ!!ってのが簡単に実現できます。それ自体はグループウェアの目的であり問題ないのですが、あまりにも掲示板が便利すぎて、メールで通知すべき内容が掲示板に記載されることが多いのです。
ず~っと使っているユーザーはさほど問題ないのですが、新規ユーザーは有効期限の切れた情報も未読になっており、過去の経緯なんて要らないのに読んでしまいます。そして、過去の間違った情報をもとに行動してしまう可能性もあるのです。


?


Notesを使っていくってのは、ユーザーは未読数を0にすることが仕事で、それがメールだろうが掲示板だろうが何でもよくて、未読文書を読んで仕事をして未読数が0になると仕事が終わる。そういう仕事の仕方を永遠に続けていくってことなんだよ~


今見る必要がない情報だってたくさんあるはず。未既読に依存するってことは、届いたメールはすべて、スパムメールも内容も確認していますってのに似ているんじゃないかと。


情報の伝達と蓄積を分けることができたら、うまく乗り越えられるんじゃないかと思ってます。
どうやって説明し、実現するか。まだ答えは見つかっていないですけど・・・


?


補足:未既読に依存する事が問題では?との仮説であって、Notesがダメってことではありません。



コメント

このブログの人気の投稿

SharePoint アイテム保管ライブラリをのぞいてみよう

Office 365 Advent Calendar 2021  の12月16日投稿です。 警告: 個人的な理解に基づく内容、表現です。疑いを持って取り扱ってください。 SharePoint と OneDrive の保持の詳細 - Microsoft 365 Compliance | Microsoft Docs SharePoint Onlineをご利用の方にとっては普通?の機能ですが、SharePoint Server 2010以前から利用している方にとっては2013からの新機能「インプレース保持」で使われる「アイテム保管ライブラリ」をちょっとのぞいてみようという内容です。 Exchangeのインプレース保持とSharePointの保持は違うよ~ Exchange のインプレース保持はごみ箱から消えたメッセージを含むすべてを保持することができるのですが、SharePointでは対象外アイテムが存在しますし、編集についてはバージョン履歴に依存しています。また、情報管理ポリシーの「ごみ箱に移動する」が動作しなくなるなど利用者への影響もありますので注意が必要です。また、保持してることを内緒にしたくてもサイト管理者にはバレバレな点は認識しておかないとね。あとE3相当以上の方はExchangeは容量無制限ですけど、SharePointはしっかりと契約容量に含まれているので上司の方から説明のたびに叱られる可能性がありますね。 SharePointの保持は、Exchangeが連携して利用する大容量添付ファイル送信やTeamsメッセージの添付ファイルを保持する目的のために存在する機能なのかな~という感じがします。SharePointの情報調査や監査という意味では、バックアップ製品などでこまめに世代管理する必要があると感じます。 SharePointで削除されたアイテムは各サイトの「アイテム保管ライブラリ」にコピーされ設定期間保持されます。 各サイトというのがミソですね。しかも、サイト管理者から参照可能な場所に保持されるため、保持について理解のないサイト管理者はこのライブラリのアイテムURLを見ることができないユーザーに渡すなど困った行動を起こす可能性があります。 それでは保持を確認するために保持されるアイテムを準備します。 そうそう、アイテム保持ポリシーの対象にするのを忘れない

あけまして

コロナから始まり、コロナに終わる。 今年は別の話題で終わると良いですね。 モーそろそろアフターコロナになりたいな〜と思います。  今日は何人でした。とかね、なんか昭和最後の年末年始をちょっと思い出す。 なんだかな〜って感じですね。

1000ユーザーの役職情報を削除しなさい

ActiveDirectoryを管理していると、「1,000ユーザーの役職情報を削除しなさい」なんてオーダーが出る可能性はある。 理由は何でもいい。似たような状況に置かれたと考えてほしい。 Q.急いでいるんだけど、いつまでに完了できる? A.ん~~1ユーザー30秒かからないとして500分程度。大体8時間  ちょっと残業すれば今日中に終わると思います。 これ、あなたの答えですか? 先日までは私の答えもこれだったかもしれません。 でも、今の私なら、「それなら30分くらいもらえれば終わります」(余裕) なぜなら私にはPowerShellという武器があるから。 まぁ、以前から便利なのは知ってたんですけどね、使う機会がなくてスクリプトとしては使っていなかったんですよ。やっても「Export-SPWeb」みたいな単発の命令ばっかりで~ じゃぁ、スクリプトっぽくいくよ~ Import-Module ActiveDirectory $users = Get-ADUser -Filter * ForEarch($user in $users) { Set-ADUser -Identity $user -Clear Title } あとはActiveDirectoryを編集できる権限で実行するだけ。 5分で書いて1分実行。 ついでに確認用のコマンドをちょっと打って まぁ、20分は忙しそうなふりして遊びましょうか? 本当に動かすときは、編集対象に問題がないかとか、ちゃんと編集できた確認とか やるべきことは色々あるけど、たった6行・・・ いや、最小限でいよく Import-Module ActiveDirectory Get-ADUser -Filter * | Set-ADUser -Clear Title 2行で終わるかも・・・ つぶしてもいい環境だったらこれでいいよね。 PowerShellの何がすごいかって、 今までの方法だと、サーバーに接続して・・・って言語すらまともに使えないのに~ って感じだったのが、それぞれのコマンドが勝手に必要な手順をこなしてくれるんですよね。 スクリプトやプログラム言語でActiveDirectoryからユーザー一覧を取得する。 これだけでも結構な行数のプログラムを書かなければならなかった?わけなんですが、 Get-ADuser -Filter