SharePoint アイテム保管ライブラリをのぞいてみよう（2025年12月改訂）

※2025年コンテンツ検索等の機能がリニューアルされましたので修正しました。
※2023年アカウント移行に失敗し画像を失ったので再度取得し改訂しました。
Office 365 Advent Calendar 2021 の12月16日投稿です。

警告：

• 個人的な理解に基づく内容、表現です。疑いを持って取り扱ってください。
• SharePoint と OneDrive の保持の詳細 - Microsoft 365 Compliance | Microsoft Docs

SharePoint Onlineをご利用の方にとっては普通？の機能ですが、SharePoint Server 2010以前から利用している方にとっては2013からの新機能「インプレース保持」で使われる「アイテム保管ライブラリ」をちょっとのぞいてみようという内容です。

Exchangeのインプレース保持とSharePointの保持は違うよ～

Exchange のインプレース保持はごみ箱から消えたメッセージを含むすべてを保持することができるのですが、SharePointでは対象外アイテムが存在しますし、編集についてはバージョン履歴に依存しています。また、情報管理ポリシーの「ごみ箱に移動する」が動作しなくなるなど利用者への影響もありますので注意が必要です。また、保持してることを内緒にしたくてもサイト管理者にはバレバレな点は認識しておかないとね。あとE3相当以上の方はExchangeは容量無制限ですけど、SharePointはしっかりと契約容量に含まれているので上司の方から説明のたびに叱られる可能性がありますね。

SharePointの保持は、Exchangeが連携して利用する大容量添付ファイル送信やTeamsメッセージの添付ファイルを保持する目的のために存在する機能なのかな～という感じがします。SharePointの情報調査や監査という意味では、バックアップ製品などでこまめに世代管理する必要があると感じます。

SharePointで削除されたアイテムは各サイトの「アイテム保管ライブラリ」にコピーされ設定期間保持されます。

各サイトというのがミソですね。しかも、サイト管理者から参照可能な場所に保持されるため、保持について理解のないサイト管理者はこのライブラリのアイテムURLを見ることができないユーザーに渡すなど困った行動を起こす可能性があります。

それでは保持を確認するために保持されるアイテムを準備します。
そうそう、アイテム保持ポリシーの対象にするのを忘れないでください。

下図では状態が「有効（保留中）」になっていますので、（保留中）が消えるまで1日程度待ちましょう。

2つのファイルを作成し、何度か編集した後に削除します。

ごみ箱に入っていますね。

「アイテム保管ライブラリ」が作成されていますが、サイトコンテンツには表示されなくなりました（2023年時点）ので、サイトURLに「/PreservationHoldLibrary」を追加すると開くことができます。

ライブラリではなくリストらしいです。ライブラリです。

※仕様が変わった際にリストからライブラリに変わったようですね。ということは、保持ポリシーが適用された時期によって違うかもしれません。

ごみ箱に入っている2つのファイルがアイテム保管ライブラリにも存在することがわかりますね。（2021年12月時点ではバージョンごとにファイルが保存されていましたが、2023年では1つのファイルにまとまっています。）

バージョン履歴を確認するとすべてのバージョンが維持されています。

一応念のため・・・アイテム保管ライブラリ内のファイルを削除してみようと思います。

当然、消せないのですけど。

リストの保持を見てみよう

リストアイテムはアイテム保持ポリシーではサポートされていません。保持ラベルを利用しましょう。（保持されてるっぽいけど…）

リストを作成します。

1月4日を消してみた。

ちゃんとごみ箱に入っています。

アイテム保管ライブラリにもありますね。

開いてみると…文字化け・・・

直接開かず文字コード指定ができる方法で開けばちゃんと表示されます。

バージョン履歴がこのファイルにまとめられて保持されてるとよかったんですけどね～残念です。

まとめ

• Exchangeと違って全部を保持する機能ではないので注意
• バージョン履歴が保持されるのはライブラリのアイテムだけ
• リストはバージョン履歴は保持されないよ。削除したバージョンだけ
• リストアイテムの添付ファイルはバージョン履歴の対象外だよ
• ライブラリって言ってるけど種類はリスト。どう見てもライブラリ。

おまけ。コンテンツ検索でエクスポートしてみよう。

2025年8月にコンテンツ検索は廃止され、電子情報開示にまとめられました。

検索条件は場所でサイトを選択するだけで全部を対象にしました。

よい子のみんな、試すときは監査責任者など権限のある人といっしょにしようね。

コンテンツ検索、電子情報開示(Standard, Premium)が廃止され、新しい電子情報開示にまとめられ、以前よりわかりやすくなったのかな？

「検索の作成」を選択し、複数の検索を管理できます。

データソースを追加することで特定の情報を検索対象に設定します。

「エクスポート」を選択し、名前を付けたら、エクスポートする条件を選んでいきます。

この辺がSharePointに関連する設定になります。

Select document versionsで「All versions」を選択すると一時的に別の内容に変更する悪さなどを見つけることができるかもしれません。

設定が終わったら「エクスポート」を選択します。

すぐにはダウンロードできないのでおとなしく待ちます。

コンテンツ検索の「エクスポート」を選択すると、実行したエクスポートの状態が確認できます。

目的のエクスポート名を選択すると、ダウンロードできます。

以前は、ダウンロードツールを使った面倒な作業がありましたけど、普通にダウンロードが始まります。

エクスポートするとSharePointのフォルダー構成そのままが再現されます。

「PreservationHoldLibrary」ってのがアイテム保管ライブラリです。

エクスポートするとファイルがちゃんと分離されますが、どのバージョンかはファイル名を見て判断するしかなさそうですね。

(2023)今回、画像を再収集するために再現操作していたのですが、以前と変わった部分がありますね。

(2025)そういえばPurviewの画面がめちゃ変わったよな～とこの記事を更新したわけですけど、しばらく使っていないと操作を忘れてしまったり、役割の設定方法とか、画面遷移が変わったこともあり、ちょこっとキャプチャして～って感じにはならないですね。めったに触らない機能なので仕方がないですが、クラウドサービスって・・・って思う。

というわけで、アイテム保管ライブラリという名のリストについて書いてみました。

よいお年を！！

新NISA 2025年まとめ 新NISAどうなった？

順調に信託資産が増えてます。

年始早々にトランプ政権の影響で動きがあったようですが、目立った影響もなく・・・
5月からはとても景気が良いらしく、評価損益が常にプラス状態を維持しており、やっててよかったと感じる状態です。

7月からはお勤め先で企業DCが始まったので、手続きが面倒で手を出していなかったiDECOの代わりに退職金をコツコツと小さく始めました。まだ投資としての使い勝手が未知数なので増やそうって思いは皆無な感じです。運用は自己責任なので使いにくいなら貯蓄型だけでも良いと思ってる。

投資を楽しむ

去年は評価額の動きで楽しむことを中心に個別株をお試し購入しただけでしたけど、本格的に楽しむ方法を見つけました。

株主優待と配当金

これは当初より、評価額がマイナスに転じてもいずれプラスになればよいという考えだけでは楽しめないので、必ず株主優待か配当金が得られる投資先を選ぶことで、全体としてはマイナス状態でも、配当という現金や株主優待という投資効果を得られるという大事なポイントです。楽天グループを購入したことで、来年からはスマートフォンのギガが増えるメリットを常に感じることができるようになるはずです。（ほぼギガ余ってるんですけどね・・・）

株式投資を楽しむ

場外取引なので市場に密着した乱高下はありませんが、上がったり下がったりしています。
インテルは+150%を記録するなど「売る」楽しみを感じる変動幅があり、確定する儲けはモチベーション維持に大切ですね。

ということで２月に売却20,000円しました。評価額の50%を売却したらどうなるか？を検証する為です。よくセカンドライフでは現金が必要なだけ切り崩して残りは運用を続けるという話を聞きますし、実際どのような手続きになるのか確認しておくことは良いことです。現金化するための手数料が予想以上に多い場合はそれも考慮する必要があります。

結果・・・元本が減りました。当たり前ですが・・・売却する前のイメージよりダメージが大きかったです。喪失感がちょっと・・・まぁ、日ごろ評価額の合計を見ているので仕方がないのですが、実際には評価額が1.5倍になった株の50%を売却したので計算は合っているのですが・・・

しばらくは原本が減った関係で変動幅も減りましたが、徐々に株価も増え、売却前と同程度の評価額になっており、「こりゃ儲かるぞ」って勘違いしそうです。

配当と売買の両立

そんな勝ち組っぽい一年を過ごしたのですが、私にあった運用ルールを見つけました。
「株主優待維持を下限に売買する」まだ買い増しするチャンスが訪れないので構想だけですが、これが一番リスクの少ない運用方針で楽しめる。

「評価が低い時に売らなければ、配当で確実にもうかっている」お花畑発想をベースにしています。最近はプラスで安定していますが、去年までは変動があり、売ってみたいけど、売ると株主優待の権利を失うから売れない。というタイミングが何度かありました。これを解消するのがより多くの株を保有することです。その分リスクは増えますが、未確定ならいつかはプラスに転向するはずという強い意志を持っていれば安全といえます。
最終的にすべてを売却する際にマイナスになっていなければマネーゲームを楽しんだとなる予定です。

投資状況(12月31日時点)

配当金　　　　4,668円

投資原本     1,136,191円
評価損益　 +308,521円（+27.15%)

売却　2/16インテル　20,000円

投資内容

投資信託　49.8％(+23.98%)
全世界株式、米国株式(S&P500)、日経224インデックス

米国株　　20.4%(+33.93%)
マイクロソフト、インテル、エヌビディア
日本株　　24.5%(+23.47%)

ソフトバンク、NTT、楽天グループ、東京エレクトロン、明治ホールディングス、シマノ、日清食品ホールディング

米国ETF　5.4%(+55.70%)

金